Hogyan növelhető a produktivitás – Thomas Mangold tippjei

Az életünk egyik legnagyobb problémája az, hogy nem tudjuk hatékonyan felhasználni az időnket. Rengeteg az inger, és egyszerre legalább három helyen szeretnénk lenni sokszor. Az elmúlt héten szerencsém volt, hiszen egy német vállalkozó, Thomas Mangold előadásán vehettem részt. Önmagát személyiség- és időmenedzsment szakértőként határozza meg, és fő szakterülete a produktivitás. Nos, ha szkeptikus vagy, akkor kapsz egyjó adag kérdőjelet magad elé, de az is lehet, hogy éppen ez az inspiráció lesz az, amit keresel. 

Év végéhez közeledve általában az energiáink végén vagyunk. Hat hete vége a nyárnak, és lehet, hogy észre sem vetted, hiszen azóta csak rohansz. Hóemberek, karácsonyfák és manók közt élsz vagy éppen a főnököd nyomja a válladat szinte óránként, hogy meglegyenek az év végi tervek. Emellett jó lenne a családodra, a barátaidra, sportra vagy pihenésre is időt fordítani. Áh, ez lehetetlen. Bennem is volt ilyen gondolat, mielőtt kedden elkezdődött volna az előadás. Aztán a végére lett olyan rész, amit én is behoztam a saját életembe is, sőt, Thomas Mangold újabb kurzusán is részt fogok venni, ugorjunk bele! Amit itt olvasol, azok nem teljesen az én gondolataim. Mindaz, amit a képzésen leszűrtem és ahogy én átéltem. 

Rakjuk össze a keretrendszert! 

Ha tudjuk, meddig ér a takaró, akkor könnyebb nyújtózkodni, ezt még a mondás is tudja. Ez a helyzet a vállalkozásban is. Ha tudom, hogy mi a fontos, és mi az, ami kevésbé fontos, akkor máris tisztább a kép. Sokkal érdekesebb kérdés, hogy mi az, ami sürgős és mi az, ami nem? Lehet valami úgy is fontos, hogy nem sürgős, Persze, de mégsem tesszük félre sokszor, mert azt gondoljuk, hogy a fontos dolgokat kell megcsinálni először. Noha, egy ilyen dolog éppen rosszkor van rossz helyen. Bár fontos, de nem sürgős. A legfontosabb az, hogy a mostban mi a fontos. Karácsonyi ajándékot venni például fontos, de nem augusztusban. Igaz, december 20-án már talán éppen késő.  

Hogyan priorizáljunk? 

Thomas Mangold erre egy négyszintű rendszert alkalmaz. A kérdés minden esetben az, hogy mi visz közelebb a célomhoz? Valószínűleg, ha ötéves távlatban vizsgálod, hogy mi vitt előre, akkor nem az, amit most a legfontosabbnak látsz. Éppen ezért, a mostból kell kiindulnunk. Lehet, hogy számomra nagyon fontos egy előadásomra még az utolsó grafikai részletet is egyeztetni, ugyanakkor, ha az ügyfeleimet elhanyagolom, akkor nem lesz bevételem, tehát a csodálatos grafikát is csak a saját örömömre csiszolgathatom. A fontos és sürgős feladatokról már beszéltünk. Ezután jönnek a nem sürgős, de fontos fealadatok. Nálunk ilyen például az alvállalkozók kifizetése. Minden cégben emberek dolgoznak, akik a családjukra szeretnék költeni, a számlák ellenértékét. Ezért, ha kapunk egy számlát utaljuk is. Ez így fair szerintem. Majd jönnek a nem sürgős és nem fontos dolgok. Mondjuk azok a feladataim, amiket hetekig is tologathatok. Rendszerint nálam ezek a beszerzések. Sokára döntöm csak el, hogy billentyűzetet vagy széket akarok. Aztán ha odaérek akkor majd megveszem. A negyedik szint pedig az, amihez én nem kellek, ezek delegálhatók.  

Hol van a fókusz? 

Tudod. Mi a produktivitás legnagyobb ellensége? Az, ha szétszalad a figyelmed. Az egyik legnagyobb kulcs, ha tudsz zavartalanul dolgozni. Olyan időket vagy képes magad számára teremteni, amikor semmi nem vonja el a figyelmedet a munkáról. Ezt már a telefonok is támogatják, sőt, fókusz módnak is hívják. A zavar ugye lehet emberi és technikai is. A technikai részt megoldottuk, de hogyan tudod kizárni az emberi tényezőt? Megtanulsz nemet mondani. Mindig van, aki kér valamit, mindig van valakinek ötlete, bánata, amit épp Veled akar megosztani. Lehet, hogy az ő szemükben nem leszel jófej, mégis, a saját céljaidhoz ez nem visz közelebb. A három nagy ellenség tehát a priorizálás hiánya, a fókusz hiánya és a nemet mondás hiánya. 

Evés-alvás 

Nem az anyukád vagyok, mégis, nagyon fontos szerepet kap az életedben és a sikeredben is a táplálkozás és a regeneráció. Kutatások bizonyították, hogy az azonos időben végeztt és azonos időtartamú alvás pozitív hatással van a szervezetedre. Ezáltal pedig növekedik a produktivitás is. Ugyanilyen szerepe van az étkezésnek. Ha ebédidőben elrohansz egy gyorsétterembe, az nem bőn, de ha minden nap ott eszel, az nem tesz jót Neked. Nem akarok telített zsírsavakról, ízfokozókról és szénhidrátokról beszélni, mert nem értek hozzá. Azt viszont a saját életemben is észrevettem, hogy a táplálkozásnak erős hatása van arra, hogy milyen teljesítményt tudsz nyújtani. Persze, ha egyszer-egyszer kimaradsz, akkor nincsen semmi gond. Viszont, ha minden hétvégén éjszakázol, akkor kialakul egy “hétvégi jetlag”. Hétfőn-kedden az életedben bolyongsz, és azt sem tudod, merre mész előre. Igaz, hétvégén jól érzed magad, de két jó napért öt napig fogsz szenvedni. Megéri? 

Mikor a legnagyobb a produkitivitás? 

Ezt nem lehet így megmondani. Nekem éjszaka, Neked hajnlaban, vagy éppen fordítva. A lényeg, hogy a legnyagobb energiaigényű feladataiadat arra az időszakra tedd, amikor a legjobban pörög az agyad. Sokan vagyunk, akik listázzuk a feladatainkat. Az agyunk pedig fentről halad lefelé (és nem priorizál!), vagyis lehet, hogy a legnehezebb feladat jut a nap végére, amikor már nincs is energiád. Érdemes lehet a listádon több színt is alkalmazni. Nekem kék, zöld és piros feladataim vannak például. A piros az fontos és sürgős is. A kék az aznapra kész kell, hogy legyen, de nem az első, amihez hozzáfogok. A zöld pedig meg kell, hogy legyen, de ha csúsztatni kell, akkor ez mehet tovább. Ha szerencsés vagy, akkor a feladataid is kiegyensúlyozzák egymást: nekem például váltakoznak a kreatív és az adminisztratív feladatok. Nagyon nem vagyok ügyes a monoton feladatokban, de ezek is az élet részét képezik. Egy ilyen után nagyon szívesen töröm a fejem azon, hogy milyen legyen egy kreatív. De lehet, hogy a Te agyad épp akkor van a topon, ha ugyanazt a féltekét dolgoztathatja. 

Triggerek, amik befolyásolnak 

Tudod, hogy a dohányosoknál mi az egyik legnagyobb trigger? A kávé! Ha isznak egy kávét, bekapcsol az agyukban valami, hogy rá is kell gyújtani. A jó hír, hogy ezeket a triggereket (vagyis aktivátorokat), másra is tudod aktiválni. Akármilyen pozitív dologra is! 30-60 nap alatt (LINK: év végéig hátra) ki tudnak alakulni az új szokásiad, amik segítenek, hogy magasabb produktivitás mellett dolgozhass majd. A fontos azonban ebben is a minőség és mennyiség megfelelő egyensúlya. Hiába van 100 újévi fogadalmad, nem emiatt lesz több, amit be is tartasz. Ha van 3-4 akkor sokkal jobban tudsz ezekre fókuszálni, és valószínű, hogy több meg is valósul. Ha ezek már megvannak, akkor jöhetnek az újak. A céljaid pedig legyenek az adott pillanatban reálisak. Semmi baj a víziókkal, hogy hová szeretnél eljutni 10 év múlva, de azért nehezebb felkelni egy téli reggelen 5-kor. A jó célod az lesz, ami mágnesként vonz, és szinte kiugrasz érte az ágyból. Vagy éppen nem bánod, ha csak egy órával később mehetsz aludni.  

A produktivitás kulcsa a tervezés 

Rengeteg vállalkozó utál tervezni. Sokuknak ez a feladat olyan, hogy bármi mást szívesebben csinálnának, csak ezt ne kelljen. Ezzel szemben Thomas Mangoldnak többszintű tervei vannak. Napi, heti, havi, negyedéves és éves tervek is. Egy éven keresztül nehéz valamire fókuszálni, míg egy napban bármi megtörténhet, ami keresztül húzza a számitásaidat. Egy ismerősöm szerint a nyolcórás munkanapba hat óra feladatánál többet nem érdemes tervezni, hiszen az élet megtölti a fennmaradó két óránkat is. Szerintem nagyon is igaza van. Thomas Mangold megoldása erre a heti terv. Ebbe kerülnek bele olyan dolgok, ami bármelyik nap megtörténhet, amikor befér. Számomra ilyen a tanulás, a szakmai újdonságok elsajátítása. Lehet, hogy egy webinárium mondjuk kedden van, amikor tárgyalok, de meg tudom nézni pénteken is, amikor lazább az időbeosztásom. Ezt a heti tervet, mindenképp elvittem magammal. 

Miért nem vagyok Elon Musk? 

Sokan szeretik, mások pedig a falra másznak tőle. Ez is mutathatja, hogy Elon Musk valamit nagyon jól csinál. Ha távolabbról nézed, akkor hat óriáscéget vezet egyidejűleg. Ezzel szemben sokan érezzük azt, hogy néha a saját kis- vagy közepes vállalkozásunkat sem tudjuk elvezetni. Mi lehet az a gamechanger, amitől ő ennyire fölénk tud nőni? A titok az emberi beavatkozásban rejlik. Nemrég kezdtük el Ági beillesztését a csapatba. Több olyan dolog is volt, amit most először neki nem elmondtunk szóban, hanem átadtunk egy onboarding füzebten. Így egyben, leírva látja például az, hogy miszerint státuszolunk a CRM-rendszerben. Ezáltal a produktivitás a csapatban nem csökken az új kolléga érkezésével. Egyszer összeraktuk a “céges Wikipediát” és legközelebb is használhatjuk. Emberi beavatkozás nélkül. Amíg ezt elmondtuk volna, elkészült jópár másik feladat. Ilyen az automatikus számlázás is. Sokan kézzel állítják ki egyesével hónapról hónapra ugyanazokat a számlákat. Miért nem automatizálnak inkább?  

Időlimitek és produktivitás 

Gondolkodtál már azon, hogy egy-egy feladatra mennyi időt fordítasz? Vannak munkahelyek, ahol mindent mérnek, és normaidők vannak. Nem erre gondolok. Sokkal inkább arra, hogy amikor a napodat tervezed, akkor érdemes a feladatokhoz szükséges időt is megtevezni. Lehet, hogy ma “csak” két feladatom van. De ha ez két komplett marketingstratégia, akkor örülni fogok, ha elég rá nyolc óra. Míg, ha posztokat kell írnom, akkor két posztra akár 10 perc is elegendő lehet. Közben ugyanúgy két feladatot oldottam meg. Vagyis ez a kettő, nem ugyanaz a kettő. Gondolnod kell erre is, főleg, ha a kollégáidnak osztasz feladatot. Nálunk a határidők váltak be. Minden feladathoz tartozik egy határidő, ezen belül bármikor megcsinálhatod, annyi idő alatt, amennyi Neked kell rá. Lehet egy adott poszt sokáig tart, mert nem vagy a témában jártas. Egy dolog viszont szent: amikor az ügyfél várja, addigra késznek kell lennie.  

A produktivitás időzónái 

Fura módon, ha nem utazunk sehová, akkor is változhat az időzóna, legalábbis Thomas Mangold szerint. Az ő órája négyféle időt mutathtat: fókusz, kommunikáció, puffer és szabad. A fókusz idejét már kiveséztük fentebb. A kommunikációs idő az, amikor levelekre válaszol, telefonokat bonyolít vagy találkozói vannak. Ha végiggondolod, van benne rendszer: hogyan tudsz odafigyelni, ha folyamatosan csörög a telefon? A puffer az az idő, amit fentebb “az élet majd betölti” jelzővel illettünk, végül epdig a szabadidő. Legalább heti egy napnak teljesen szabadnak kell(ene) lennie. A produktivitás egyik előfeltétele ugyanis az is, hogy legyenek olyan fázisok, amikor a munkánk eszünkbe sem jut. Pont, mint amikor az izmaink elernyednek.  

A vállalkozásom, mint sportcsapat 

Ha valaha sportoltál valamit, akkor tudod, hogy az edzés a felkészülés ideje, ezt pedig a verseny vagy meccs követni. Itt kiderül, hogy az elvégzett munkád mire volt elég. Majd jön az elemzés ideje és újabb edzések, ahol a korábbi hibákat lehet javítani, vagy új elemeket tökéletesíteni. Sokan viszont ezt a szembenézést szeretik megspórolni. Legyünk őszinték: a mindennapi hajtásban sokszor nincsen se időnk se kedvünk havonta (de akár még negyedévente sem) elemezni, hogy milyen időszak áll mögöttünk. Nálunk is csak féléves tükör van, és talán ebben változnunk kellene, hiszen hat hónap nagyjából beláthatatlan idő. Talán sokkal gyorsabban haladnánk, ha negyedéves tükröt tartanánk magunk elé. Ez is egy olyan dolog, amit 2024-ban talán másképp csinálunk majd. 

A csodaszer: önfegyelem 

Eszek még egy kocka csokit. Még egyet. Tényleg az utolsó. Így nem fog menni, mert így mindig holnaptól kezdesz figyelni és jobb céget (ezzel együtt önmagad jobb verzióját) építeni. A produktivitás egyik legfontosabb oszlopa az önfegyelem. Ehhez pedig kapcsolódnak olyan apróságok is, hogy rendet raksz-e az íróasztalodon a nap végén. Elhiszem, hogy tudsz káoszban is dolgozni (hidd el, én is, és még nagyon sokat kell rendszeretet terén fejlődnöm), mégis, tudat alatt ezzel is serkented az agyadat. Valljuk be, egy szeméthegy tetején furán festenek a célok és a feladatlisták is. Az egyik viszont hat a másikra. Vagy sokkal rendezettebb asztalon fogsz majd dolgozni a jövőben (és ezáltal nő a produktivitás), vagy elhagyod az elemzést, majd a célokat és végül a feladatlistát is. Röviden: káoszba lököd saját magadat. 

Hogyan fejlődjek? 

Először is ne akard megspórolni a munkát saját magadon. A produktivitás változása csak egy tünet. A változásnak Benned kell végbemennie. Vezesd be az önreflexiós időt, amit csak magadra szánsz. Ugyanígy adj időt a rekreációra is. Legyenek (a naptáradban is!) olyan idők, amikor csak magaddal foglalkozol és az akkumulátorodat töltöd. Egy átlagos ember két és fél órán át tud fókuszáltan dolgozni (fura módon épp ennyi idő egy BL-meccs a tévében). A kutatók idegrendszere más, nekik megy ez sokkal tovább is. Gondolj erre a készségedre úgy, mint egy izomra. Az aktív, fókuszált figyelem (és vele a produktivitás) is fejleszthető. Hosszú időn át, sok gyakorlással. 

Nem gondolom, hogy attól, hogy elolvastad ezt az egy bejegyzést, megváltozik az életed. Ha viszont egy picit más pályára tudtalak vele terelni, akkor máris elértem a célomat. A produktivitás számomra is folyamatos kérdés, mert szeretnék többet elérni, de emelett minőségi időt tölteni a családommal és a hobbijaimmal is. Ezt kívánom Neked is, hogy az itt olvasottakat építsd be a mindennapjaidba, élj bőségben és harmóniában. A vállalkozásod pedig hódítson meg új, eddig elérhetetlennek tartot csúcsokat.