KPI – Kell, hogy pontosan ismerd

A vállalkozásod egyik alappillére, hogy ismerd a KPI mutatókat. Kissé talán misztikusan hangzik, és lehet, hogy az első pillanatban arra gondolsz, hogy ez számodra teljesen felesleges. Nem vagyunk akkora cég, nekünk nem kell elszámolni külföldi tulajdonoshoz a számokat. Miért lehet mégis fontos, már akár attól a pillanattól, hogy egyszemélyes vállalkozásként elindulsz az úton?

KPI – mi az?

A betűszó mögött lévő tartalom a Kulcsfontosságú Teljesítmény Indikátorok. Vagyis mindazon mutatók, amik alapvetően befolyásolják, hogy egy munkatárs (egység vagy egész cég) mennyire hatékony. Ezek meghatározása általában magától értetődik a célok függvényében. A legegyszerűbb: egy értékesítőnél vagy az új üzletek darabszáma vagy azok értéke lesz a legfontosabb KPI. Vállalkozásunk életében szintén a célok határozzák meg. Növekedési fázisunkban mindenképpen az új értékesítések/ügyfélkapcsolatok száma lesz meghatározó, míg később az ügyfélmegtartás válik hangsúlyossá. Fontos, hogy a mutatókat mindig egyedi helyzetre, célokra és feladatokra határozzuk meg. Hiába várok el egy bizonyos értéket a jégkrémek eladásából, ha télen csak a legelszántabbak vásárolnak. Ebből a helyzetből pedig egyedül még a legjobb értékesítő sem csinál nyarat.

Haladjunk megfontoltan

A KPI segítség a vezetőnek és a munkatársnak is, hiszen világosan kijelöli a fókuszterületeket. Ugyanakkor, ahogyan már az előző pontban is olvastad, nem lehet ész nélkül meghatározni. Nálunk, egy szövegírónak hiába írnám elő, hogy hány karaktert kell elkészítenie egy nap vagy egy héten. Egyrészt, erre nem csak neki van hatása, hiszen ha nem érkezik elég munka az asztalára, akkor nem tud miből és főleg kinek dolgozni. Másrészt lehetséges, hogy az ügyfeleink 200 karakteres posztokat szeretnének, a kolléga viszont rendszeresen 400 karakternél is többet ír, csak azért, hogy jó legyen a KPI. Sokkal fontosabb, ha azt határozzuk meg, hogy hány változtatási kört futunk egy-egy szöveg elfogadása előtt. Ez ugyanis az elvégzett munka ügyfél által érzékelt minőségét mutatja. Visszaküldés nélkül jól dolgoztunk, egy kör módosítással elfogadhatóan, efölött valamit rosszul értettünk. Viszont a mutató sokkal pontosabban járul hozzá a csapatunk sikereihez.

Kollektív paraméterek

Ahogyan az egyes feladatokhoz, úgy a cég egészéhez is társíthatók ilyen paraméterek. Legtöbbször az ügyfélköltéseket és az ügyfélkapcsolatok hosszát nézik. Ugyanakkor fontos, hogy mekkora összegbe kerül az ügyfél megszerzése és hányszor térül ez vissza az átlagos ügyfélkapcsolat során. A fontos, hogy a rendszernek egymásra kell épülnie. Ha egy ügyfélkapcsolatokkal foglalkozó munkatárs számára az új ügyfeleket mérjük, és ez alapján premizáljuk őt, ellenben a vállalkozás a kapcsolatok hosszát szeretné növelni, az ellentéhez vezet. A két paraméter üti egymást, és így mindkét KPI nem lehet jó. A munkatárs vagy saját érdekeit nézve a cég ellen dolgozik, vagy segíti a cég céljainak elérését, de saját magáról állít ki rossz bizonyítványt.

Mindig fölfelé

A KPI mutató segítséget ad abban is, hogy objektíven, szimpátiát mellőzve értékeljük munkatársainkat. Ez alapján oszthatunk bónuszt és elkerülhetjük a meg nem értésből adódó frusztrációt is. Az előre tisztázott mérőszámok ugyanis azt vetítik előre, hogy a munkatársaink tudni fogják, mit kell teljesíteniük, hogy plusz juttatásokra legyenek jogosultak. Másrészt, a cégünk is nagyobb lépésekkel halad a kitűzött célok felé, ha azok lépésekre vannak bontva és folyamatosan elemezzük a haladást. Persze, itt is fontos, hogy elérhető és reális célokat fogalmazzunk meg. Másképp lesznek mutatóink, amik ugyan rendelkezésre állnak, de értelmetlenségük miatt senki sem használja őket, így pedig pont annyit ér, mintha nem is lennének.

Nem csak beszélünk róla, hanem használjuk is a mindennapokban. Így ha elkészül a szöveged, installáljuk a kampányod magunk is figyeljük, hogy milyen eredményeket hoz. A pályázataid KPI-mutatóit pedig a bírálók árazzák majd be!